Privacyverklaring

Wandelclub Paul Gerard Beringen

1. Algemeen

Het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers wordt sinds 25 mei 2018 geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR (General Data Protection Regulation).  Alle bedrijven, overheids-diensten, organisaties en instellingen die in Europa persoonsgegevens verwerken, gebruiken, registreren of bewaren, moeten voldoen aan deze richtlijn.

Ook onze wandelclub moet sinds die datum kunnen aantonen welke persoonsgegevens zij van haar leden verzamelt, hoe die gegevens worden gebruikt en hoe zij beveiligd worden.

Met deze privacyverklaring informeert Wandelclub Paul Gerard u dat wij ons houden aan deze GDPR-regelgeving door zorg-vuldig om te gaan met uw persoonsgegevens en door de privacy te waarborgen.  Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze leden, maar geldt ook voor alle deelnemers aan onze activiteiten, evenals de personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten.

Wandelclub Paul Gerard Beringen 

Maatschappelijke zetel: Langevondersstraat 19   -   2440 Geel

Contact: molenberghsmarc@hotmail.com             -   0477 49 39 09

Lid van de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw onder het clubnummer 2051.

2. Doel van het verwerken van de persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Wandelclub Paul Gerard verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechts-gronden:

• Clubadministratie: verwerking van gegevens betreffende lidmaatschap en verzekering (contractuele grond),
• Communicatie met de leden: versturen van clubbladen (viermaandelijks) en mails (gerechtvaardigd belang),
• Administratie van de deelnemers aan wandeltochten: verwerking van de gegevens van zowel de leden die deelnemen (contractuele grond) als niet-leden die deelnemen (contractuele grond),
• Administratie van de deelnemers aan clubactiviteiten:verwerking van de gegevens van zowel de leden die deelnemen (contractuele grond) als niet-leden die deelnemen (gerechtvaardigd belang), o.m. het bijhouden van de wandel-prestaties van de leden,
• Beheren van sociale media: deelnemers/leden, deelnemers/niet-leden, contacten bij andere clubs, vrijwilligers, sympathisanten, sponsors, contacten bij de lokale overheid of federatie,
• Vermelden van de naam van nieuwe clubleden in het clubblad (gerechtvaardigd belang),
• Gebruik van sfeerfoto’s en gerichte foto's: Wandelclub Paul Gerard maakt bij veel van haar activiteiten foto's. Dit beeldmateriaal wordt enkel gebruikt voor promotiedoeleinden, namelijk voor in het clubblad en/of op de website van de club (https://www.wpgberingen.be).  Bij inschrijving voor een activiteit gaat u automatisch akkoord dat sfeerfoto's mogen gebruikt worden.  Bij gerichte foto's (dit is wanneer iemand duidelijk herkenbaar is in beeld) wordt uw toe-stemming gevraagd en heeft u het recht om op eenvoudig verzoek - liefst per mail - een of meerdere foto's te laten verwijderen. 
• Beheren van clubwebsite en clubblad (gerechtvaardigd belang),
• Gegevens van bestuurders (gerechtvaardigd belang) en leden (gerechtvaardigd belang) voor het versturen van uitnodi-gingen,
• Gebruik van persoonlijke gegevens – familienieuws (mits toestemming),
• Gegevens van sponsors (contractuele grond),
• Bijhouden van gegevens van sponsors en steunende leden (gerecht-vaardigd belang),
• Bijhouden van de inschrijvingskaarten van de wandelingen voor de verzekering (gerechtvaardigd belang),
• Financiële administratie: verwerking van gegevens in verband met betalingen/facturatie deelnemers/leden, deelnemers/niet-leden en sponsors (contractuele grond),
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, nationaliteit,
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, leeftijd, clubnummer, lidnummer bij de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw, aansluitingsdatum bij de club, functie binnen de club, gevolgde opleiding(en) betreffende sport/wandelen, ziekenfonds,
• Financiële bijzonderheden: o.a. betalingen, rekeningnummer,
• Beeldmateriaal: het betreft hier foto’s gemaakt op onze tochten en clubactiviteiten.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. via inschrijvings-formulieren, via invul- en contactformulieren op onze website, via persoonlijk of telefonisch contact of via e-mail).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten vereniging/clubs of federaties. Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

Het Bestuur van Wandelclub Paul Gerard en de redacteur van het clubblad.

De webmaster en verantwoordelijken voor de sociale media (Facebook, Instagram) van Wandelclub Paul Gerard.

De Administratie van sportfederatie Wandelsport Vlaanderen vzw.

5. Verstrekking van gegevens aan derde-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens/foto's in de Cloud (via een Cloud Service Provider),
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting),
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk),
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat,
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers,
• het registreren van het lidmaatschap (Wandelsport Vlaanderen vzw),
• het afsluiten van een ongevallenverzekering (Wandelsport Vlaanderen vzw),
• het huldigen van verdienstelijke bestuursleden of leden (Wandelsport Vlaanderen vzw),
• het verzorgen en verspreiden van ons clubblad en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contract-voorwaarde.

Met al deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

6. Verstrekking van gegevens aan derde-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met volgende partijen:

• Verbonden organisaties die deel uitmaken van de sportfederatie (de federatie zelf en/of de andere clubs die behoren tot de federatie),
• Subsidiërende overheden,
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (waardoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

Met deze partijen (derde-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden.

7. Verwerking van gegevens van minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijn van de gegevens

Wandelclub Paul Gerard verbindt zich ertoe de persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor het doel waar-voor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

9. Beveiliging van de gegevens

Wandelclub Paul Gerard neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaar-making en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid wordt gehanteerd op al onze systemen en de medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Zowel Wandelclub Paul Gerard als de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw zorgen voor back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.  De federatie test en evalueert regelmatig deze maatregelen.

10. Uw rechten aangaande uw gegevens

• U heeft recht van inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben,
• U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn,
• U heeft recht op het wissen/verwijderen van uw gegevens, die we van u ontvangen hebben, wanneer die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt,
• Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

11. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u  om hierover direct contact met ons op te nemen. Dit kan via onze voorzitter Marc Molenberghs, Langevondersstraat 19, 2440 Geel op volgend mailadres: molenberghsmarc@hotmail.com

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Beringen, 15 januari 2021.

Aangepast op 01/01/2022 n.a.v. opheffen vzw en overgang naar feitelijke vereniging.

Aangepast op 01/12/2022 n.a.v. het her-installeren van een clubbestuur (i.p.v. contactpersonen).